Подготовка презентаций (рекомендации)

Материал из MachineLearning.

Версия 22:12, 16 июня 2008

Приведённые ниже рекомендации по поготовке выступлений и презентаций адресованы, главным образом, студентам и аспирантам.

Типы презентаций

Прежде чем приступать к подготовке презентации, необходимо определить целевую аудиторию и продолжительность выступления. От этого будет зависеть всё построение презентации. Презентация одной и той же работы на 5 минут и на полтора часа - это две разные презентации; первая не делается простым выбрасыванием слайдов из второй.

Рассмотрим наиболее типичные частные случаи.

Защита дипломной работы

Это наиболее короткая презентация, 5-10 минут. Необходимо сосредоточиться на постановке задачи и перечислении собственных результатов. Аттестационной комиссии должно стать понятно: была какая-то сложная проблема, Вы усердно поработали над её решением, и что-то удалось улучшить. Члены комиссии могут плохо разбираться в специфике и даже терминологии Вашей работы, поэтому не надо говорить о технических деталях. В то же время, на слайдах эти детали могут быть показаны в виде довольно сложных формул, таблиц, графиков. Рекомендуется цветом или жирным шрифтом выделять те их ключевые фрагменты, на которых Вы останавливаетесь при обсуждении. Например, Вы говорите: «в этом функционале введено штрафное слагаемое, позволяющее…». Штрафное слагаемое можно выделить цветом; но объяснять саму формулу — излишняя детализация и пустая трата драгоценного времни. Если вдруг она кого-то заинтересует, он сможет обратиться за деталями к основному тексту работы. На защитах обязательно надо подчёркивать, что именно в работе предложено лично автором. С другой стороны, здесь не место для излишнего самовыражения. Приветствуется строгий стиль презентации (оптимально — чёрный на белом фоне) и чёткая речь без единого лишнего слова.

Защита диссертации

Кандидатская — 15–20 минут, докторской — 30–45 минут. Казалось бы, появляется время на то, чтобы остановиться на некоторых технических деталях. Однако, и объём работы существенно больше. Про каждую решённую задачу приходится говорить так же конспективно: постановка, зачем нужна, что получилось. Только в самых интересных случаях, которыми автор гордится особо, можно сказать примерно следующее: «Идея метода (доказательства, алгоритма) заключается в том, чтобы…». Чем выше ранг защиты, тем выше требования к актуальности решённых задач, новизне и нетривиальности предагаемых методов решения. Поэтому обязательно надо подчёркивать такие детали: сколько лет эта проблема оставалась открытой до Вас, какие возможности открывает её решение, во сколько раз возросло качество решения, и т.п. Разумеется, самовыражение также не приветсвуется.

Конференция

Типичное выступление на конференции занимает 20 минут. Это оптимальное время для того, чтобы рассказать об одном завершённом исследовании, успев раскрыть наиболее важные технические детали. Презентация ориентирована на подготовленного слушателя, который уже в теме. Поэтому излишняя популяризация и вступительные фразы о пользе полезного неуместны. Степень детализации должна определяться тем, сколько человек (по Вашей субъективной оценке) способны понять Ваши объяснения. Желательно, чтобы каждый слайд и каждая идея были поняты хотя бы половиной аудитории. Пара шуток в течение доклада, подчёркивающих Вашу индивидуальность и вносящих некоторое оживление, вполне уместны. Дизайн слайдов должен быть строгим; ничто не должно отвлекать от понимания сути самой работы.

Бизнес-презентация для клиента (заказчика)

Это сложный жанр, так как слушатель, скорее всего, будет максимально пристрастным. Продолжительность презентации и состав слушателей, как правило, известны заранее. Поэтому презентация должна быть максимально точно рассчитана на степень подготовленности конкретных людей. Подача материала на слайдах должна быть профессиональной с точки зрения дизайна. Диаграммы, схемы, графики и прочие виды деловой графики приветствуются. Слайды должны демонстрировать, что объём работы, проделанной Вашей компанией и её профессионализм велики, и рассказать обо всём в одной презентации просто немыслимо. Речь должна быть максимально доходчивой; впечатление, что Вы хотите запутать слушателя, равносильно провалу.

Бизнес-презентация для партнёра

Продолжительность презентации — договорная. Предполагается, что слушатель настроен дружественно, и, скорее всего, будет вникать во все детали и задавать вопросы, пока не добьётся полной ясности. Хорошим тоном в этой ситуации является экономия времени Вашего партнёра. Поэтому слайды и структуру выступления необходимо тщательно продумать так, чтобы провести слушателя шаг за шагом, от простого к сложному, по всем деталям презентуемого проекта. Здесь неуместны рассуждения о пользе полезного, так как партнёр, скорее всего, осведомлён не хуже Вас.

Выступление на семинаре

Стиль презентации зависит от того, сколько времени Вам выделено. Это нечто среднее между выступлением на конференции и презентацией для партнёра. Слушатель максимально дружественен. Ваша цель — добиться полного понимания у всех слушателей. Поэтому презентация должна плавно переходить от популярного введения и постановки задачи к, возможно, достаточно сложным техническим деталям, объясняющим тонкости решения. Дизайн слайдов должен быть простым и строгим (оптимально — тёмный на белом); ничто не должно отвлекать от понимания сути работы.

Лекция

В типичном случае полтора часа. Выступающий имеет максимальную свободу выбора средств для раскрытия темы. Дизайн слайдов должен быть простым и строгим (оптимально — тёмный на белом); ничто не должно отвлекать от понимания содержания лекции.

Рекомендации

Советы начинающим

• Если Вы чувствуете себя хоть немного неуверенно перед аудиторией, запишите и выучите свою речь наизусть.
• Имеет смысл быть аккуратным. Неряшливо сделанные слайды (разнобой в шрифтах и отступах, опечатки, полиграфические ошибки в формулах) вызывают подозрение, что и к содержательным вопросам докладчик подошёл спустя рукава.
• Титульная страница необходима, чтобы представить аудитории Вас и тему Вашего доклада. На защитах необходимо также указывать фамилию и инициалы научного руководителя и организацию. На конференциях — название и дату конференции. Это делается для того, чтобы при выкладывании в Интернете назначение презентации было понятно без дополнительных комментариев.
• Оптимальное число строк на слайде — от 5 до 9. Перегруженность и мелкий шрифт тяжелы для восприятия. Недогруженность оставляет впечатление, что выступление поверхностно и плохо подготовлено.
• Пункты перечней не должны быть длинными фразами; максимум — две строки на фразу, оптимально — одна строка. Чтение длинной фразы отвлекает внимание от речи. Короткая фраза легче запоминается визуально.
• Оптимальная скорость переключения — один слайд за 1–2 минуты. Для кратких выступлений допустимо два слайда в минуту, но не быстрее.
• На слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего.
• Слайды с графиками результатов, наоборот, легко проскакивать в ускоренном темпе. Объяснение графика в типичном случае: «По горизонтальной оси отложено …, по вертикальной оси — …, видно, что…».
• При объяснении таблиц необходимо говорить, чему соотвествуют строки, а чему — столбцы.
• Распространённая ошибка — читать слайд дословно.
• Не проговаривайте формулы словами — это долго и безумно скучно. Это делается только во время лекций, когда слушатели одновремено записывают конспект.
• Вводите только те обозначения и понятия, без которых понимание основных идей доклада невозможно. Любое обозначение должно быть объяснено до его первого использования (как и в статьях). Если объяснение некоторого результата требует цепочки из 20 определений, то необходимо найти способ объяснить это короче.
• В коротком выступлении нельзя повторять одну и ту же мысль, пусть даже другими словами — время дорого. В лекции, наоборот, можно (и часто нужно) возвращаться к наиболее важным идеям, рассматривая их с новых точек зрения. Как говорил Фейнман в своих лекциях по физике, «мы понимаем явление, если находим ему несколько различных объяснений».
• Над каждой фразой надо критически подумать: поймут ли её слушатели; достаточно ли у них специальных знаний, чтобы её понять? Непонятные фразы следует безжалостно изымать из презентации.

Иерархическая модель мышления

Человеческое мышление иерархично, или, если угодно, фрактально. Пытаясь понять тему, человек выделяет несколько идей как самые главные (более 5–7 одновременно в голове не удержать, реально — 3–4). Чтобы каждую из них понять поглубже, он их разбивает на более простые под-идеи; те в свою очередь на ещё более простые идеи. И так далее. Всю иерархию идей целиком в голове не удержать, поэтому где-то она неминуемо обрезается. При этом мелкие технические подробности так и остаются непонятыми, однако без особого ущерба для целостного восприятия всей картины. Вся эта работа производится каждым слушателем индивидуально и полуосознанно в процессе восприятия выступления. По сути дела, выступление — это передача «иерархии идей» от человека к человеку. Многие принципы ясного изложения направлены на то, чтобы передавать эту иерархию в наиболее явном виде. Слушатель не должен тратить своих ментальных усилий на «восстановление» иерархии идей из неструктурированного потока фраз. Это достигается различными техническими приёмами:

• В начале выступления желательно привести содержание доклада. Оптимально — три пункта, в каждом — три подпункта. Если выступление короткое, проговаривается только верхний уровень.
• Наиболее сложные участки выступления лучше разбивать на шаги или этапы, предваряя их очень простым слайдом со списком шагов. Например: «Предлагаемый метод заключается в выполнении трёх шагов:…» или «Есть три причины, по которым стандартный подход не оптимален. Рассмотрим каждую из них в отдельности». Если этих вспомогательных фраз не говорить, содержание доклада не изменится; однако восприниматься он будет гораздо тяжелее.
• Важные идеи верхних уровней обязательно должны быть отражены на слайдах. Если идея «проскакивает» только в речи — это верный признак её второстепенности.
• В течение выступления можно несколько раз сказать «основная идея в том, чтобы…». Но злоупотреблять этой фразой не стоит.
• Наиболее важные слова, идеи, фрагменты можно выделять цветом на слайде, чтобы они сразу бросались в глаза. Этим тоже нельзя злоупотреблять.

Тонкие приёмы

• Речь и слайды не должны совпадать, тогда презентация станет «объёмной». Речь должна быть более популярна и образна. Слайды должны содержать больше технических подробностей: формулы, схемы, таблицы, графики. В коротком выступлении в них можно тыкать по ходу изложения, но при этом не надо останавливаться на объяснении всех мелочей.
• Первые же фразы должны интриговать. Например, можно сказать о том, насколько сложной или насколько важной является данная задача, или о том, насколько неожиданным будет решение — это позволит удержать внимание слушателей до конца. Но тогда концовка действительно должна оказаться нетривиальный — иначе слушатель будет разочарован.
• Последний слайд с выводами: будет лучше, если выводов будет побольше. На защитах это усиливает впечатление, что проделана большая работа. В зависимости от того, сколько времени осталось, можно проговорить не все, а только наиболее важные выводы.

Этапы подготовки презентации

1. Выделение основных идей первого и второго уровня. Составление плана презентации (оптимально 2 уровня).
2. Продумывание каждого слайда (на первых порах это можно делать вручную на бумаге), при это важно ответить на вопросы:
   • как идея этого слайда раскрывает основную идею всей презентации?
   • что будет на слайде?
   • что будет говориться?
   • как будет сделан переход к следующему слайду?
3. Написание презентации. Структура презентации в целом устрена так же, как и структура научной статьи:
   • введение;
   • постановка задачи;
   • известные ранее результаты и проблемы;
   • собственные достижения автора;
   • условия и результаты экспериментов;
   • на последнем слайде — перечисление основных результатов работы.

Дело техники

MS PowerPoint

Хороший выбор. Если в Вашей презентации много формул, рекомендуется набирать их в MS Word, а потом каждый слайд целиком переносить в MS PowerPoint. Для этого удобно сделать заготовку — пустой слайд с одним большим Word-объектом «Вставка / Объект / Документ Microsoft Word», подобрать один раз его размеры и размножить на нужное число слайдов. Обязательно установите в MathType основной размер шрифта равным основному размеру шрифта в тексте. Никогда не выравнивайте размер формулы вручную, вытягивая ее за уголок. В серьёзных научных презентациях не следует использовать эффекты анимации. Это дешевое средство привлечения внимания. Коллеги на конференциях и члены ГАК на защитах могут обидеться, что к ним это применяют…

MS Word

MS Word на крайний случай тоже пойдет. Установите ориентацию страницы landscape, перейдите в полноэкранный режим, установите масштаб «По ширине страницы», перейдите в режим «Вид / Во весь экран» и во время презентации просто листайте страницы. Этот вариант имеет чисто технические недостатки: на некоторых проекторах могут появиться паразитные эффекты на краях; мешает мигающий курсор; листание легко сбивается, и тогда слайд становится виден не целиком. Эти недостатки легко устраняются, если перевести документ в формат PDF и во время презентации использовать полноэкранный режим Acrobat Reader.

LaTeX-овский пакет beamer

LaTeX-овский пакет beamer на порядок превосходит средства Microsoft Office по качеству результата. Рекомендуется освоить его всем, кто собирается заниматься наукой и дальше — на конференциях beamer'ские презентации производят очень хорошее впечатление.